ASSISTANTE DE DIRECTION CONFIRMEE

Pour le compte de notre groupe opérant dans le secteur cosmétique, nous sommes en quête de notre future assistante de direction, qui gère l’ensemble des aspects opérationnels du métier.

Activités principales de la fonction
I – Assister la direction
– Gérer les priorités définies par le directeur général ;
– Organiser le planning et l’agenda du directeur général (sélection des appels téléphoniques, prise de rendez-vous, rationalisation des plannings, compte-rendu des messages) ;
– Participer aux réunions, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser auprès les parties prenantes ;
– Assurer la communication interne et externe en gérant les flux d’informations.

II – Gérer des projets
– Intervenir sur la gestion de l’activité principale de l’enceinte et assurer le lien avec les directions de l’entreprise (marketing, commercial, Ressources Humaines, Finance,) ;
– Assurer le reporting de l’évolution des ventes à la direction (quotidien hebdomadaire, mensuel Etc.).

III – Gestion administrative
– Suivre des dossiers (Assurances, leasing, juridique, Etc) et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés ;
– Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur ;
– Organiser et assurer le suivi du classement et de l’archivage (papier et numérique).

Compétences métier :
– Maîtrise des techniques de communication orale et écrite ;
– Très bonnes capacités rédactionnelles et d’expression orale ;
– Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat ;
– Maîtrise de Pack office ;
– Maitrise de l’Anglais à l’écrit et à l’oral.

Compétences managériale /comportementale:
– Sens de l’organisation et autonomie de travail ;
– Adapter aux différents contextes et interlocuteurs ;
– Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique ;
– Capacité à s’adapter aux changements, à faire face à des situations d’urgence ;
– Discrétion, Très bon sens relationnel ;
– Calme et accueillante.

Références:
– De formation bac +3 en Management et gestion des entreprises
– Une expérience significative (3/5 ans minimum) de la fonction, idéalement acquise dans un le secteur du retail.